Het belang van kof fiepauzes kun je moeilijk overschatten. Ze hebben een heilzame werking op de geest en leiden tot betere arbeidsprestaties. Recent onderzoek aan het Center for Neural Science aan de New York University bevestigt dit nog maar eens. De kleine kostprijs van de koffie en de personeelskost om tien minuten niet te werken, verzinken in het niets bij de voordelen van een korte break.

Koffiekletsen

De belangrijkste meerwaarde van de koffiepauze is evenwel dat je met collega's op een informele, niet-georganiseerde wijze ideeën uitwisselt over vaak zeer actuele en belangrijke bedrijfsonderwerpen. Ook op congressen is de koffiepauze een belangrijk ontmoetingsmoment. De Amerikaan Harrison Owen stelde in de jaren ‘80 al dat deelnemers aan congressen de koffiepauze als interessantste programmapunt aanstipten.

Open Space

Vanuit die vaststelling lanceerde Owen de idee om bedrijfsmeetings te organiseren volgens de formule van een koffiepauze: in een grote open ruimte lopen de deelnemers vrij rond, van de ene naar de andere gesprekspartner. In deze ‘Open Space' meetings regeert ‘de wet van de twee voeten'. Als een gesprekspartner het gesprek niet meer interessant vindt, neemt hij de benen op zoek naar een nieuwe gesprekspartner.

Geen slappe koffie

Open Space mag dan een informele vergaderformule lijken, de voorbereidingen moeten wel heel strikt gebeuren. De formule werkt enkel als de deelnemers de juiste personen zijn en de onderwerpen van groot belang voor hen zijn. De vraagstelling moet voldoende complex zijn, zodat verschillende meningen of visies mogelijk zijn. De oplossing mag vooraf uiteraard nog niet bekend zijn. Serveer dus geen slappe koffie, maar straffe gespreksstof.

Regels voor professionele koffiekletsers

1. De deelnemers zijn de juiste personen.
2. Wat er gebeurt, is het enige dat kan gebeuren.
3. Het begint wanneer het begint.
4. Als het voorbij is, is het voorbij.